Pitkäjänteinen, toimiva museokokoelmien ylläpito vaatii suunnittelua ja järjestelmällisyyttä. Lähtökohtana kokoelma- ja tallennustyölle on oltava kokoelmien hyvä tuntemus: mitkä ilmiöt ovat ja mitkä eivät ole edustettuina museossamme?
Museokokoelma syntyy henkilökunnan valintojen tuloksena: museolla on merkittävä valta ja vastuu valita, millainen kuva menneisyydestä ja tallennettavasta ilmiöstä välittyy tulevaisuudelle. Aineiston valinta, seulonta, konservointi, luettelointi, säilyttäminen ja poistaminen ovat huomattavasti resursseja sitovia prosesseja museotyössä.