Rekisterinpitäjä
Suomen Ilmailumuseosäätiö sr (Suomen Ilmailumuseo), Karhumäentie 12, 01530 Vantaa, y-tunnus 1442039-9
Yhteyshenkilö
Suomen Ilmailumuseon intendentti
Rekisterin nimi
Aineiston luovuttajien rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjän toiminta perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: Museolaki 729/1992, Valtioneuvoston asetus museoista (2005/1192). Henkilötietojen käsittely perustuu mm. Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohtaan (alakohta e): Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Rekisterin pitäjän jatkuvana tehtävänä on tallentaa ja tutkia suomalaiseen ilmailuun liittyviä valokuvia, esineitä, arkistomateriaalia sekä kulttuuriympäristötietoa.
Henkilötietoja käytetään aineiston kokoelmanhallintaan ja niiden avulla selvitetään objektin aiempia omistus- ja käyttötietoja joiden perusteella määräytyy osa objektien ns. museoarvosta. Lisäksi rekisteriä käytetään objektin käyttöoikeuden määrittelyssä (mm. tiedot tekijänoikeuksien omistajista).
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kirjataan aineistoa museon kokoelmiin luovuttaneilta henkilöiltä seuraavat tiedot: nimi, taustayhteisö, tehtävänimike, osoite, puhelin ja sähköpostiosoite. Halutessaan asiakas voi kieltää nimensä ilmoittamisen myöhemmissä aineiston käyttöä koskevissa yhteyksissä. Aineistoista kirjataan erityyppisiä käyttöhistoria- ja omistustietoja, mukana myös henkilötietoja. Lisäksi tekijänoikeuksien alaisten materiaalien kohdalla voidaan ilmoittaa oikeuksien omistajista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Luovuttajalta (rekisteröidyltä) lomakkeen laadinnan yhteydessä saadut tiedot. Muut lähteet käsittävät mm. museoon luovutetut aiemmat kokoelmat sekä erityyppisen kirjallisuustutkimuksen.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan harkinnan mukaisesti, luovuttajan salliessa, kokoelmatyön asiakkaille. Aineiston käyttöhistoria- ja omistustietoja voidaan tuoda esiin myös näyttelyissä ja julkaistaessa objekteja ulkoisessa verkossa silloin kun tiedot nähdään tarpeellisiksi kontekstin kannalta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa Suomen Ilmailumuseon kiinteistössä Vantaalla. Tiloihin ja objekteihin on pääsy ainoastaan henkilökunnalla ja erikseen valtuutetuilla henkilöillä. Luovuttaneiden rekisteristä on viety tietoja myös kokoelmanhalliintaan käytettävään MEMORON-ohjelmaan. MEMORON-ohjelmaan on pääsy ainoastaan käyttäjätunnuksin ja salasanoin joita jaetaan harkinnan mukaan museon vakinaiselle ammattihenkilökunnalle. Ylläpidosta vastaa ohjelman kehittäjä Mansoft Oy joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Ilmailumuseon lukuun. Mansoft on sopimusteitse sitoutunut käsittelemään henkilötietoja vain tietosuojalainsäädännön ja museon antamien hyväksyttyjen ja dokumentoitujen ohjeistusten mukaan.
Tarkastusoikeus
Eri pyynnöstä voidaan rekisteröidyn tiedot tarkastaa. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi ja osoite.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Perustelluin syin voidaan henkilörekisterissä oleva virheellinen tieto korjata. Korjauspyynnöt ohjataan museon intendentille.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja ei hyödynnetä museon suoramainonnassa, etämyynnissä, markkinatutkimuksessa tai henkilömatrikkeleissa. Tietojen tallennuksessa otetaan huomioon aineistoja koskevat, luovutuksen yhteydessä tai myöhemmin sovitut käyttörajoitukset.
Päivitetty 25.5.2018