Rekisterinpitäjä
Suomen Ilmailumuseosäätiö sr (Suomen Ilmailumuseo), Karhumäentie 12, 01530 Vantaa, y-tunnus 1442039-9
Yhteyshenkilö
Suomen Ilmailumuseon intendentti
Rekisterin nimi
Kokoelmanhallintajärjestelmä Memoronin rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjän toiminta perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: Museolaki 729/1992, Valtioneuvoston asetus museoista (2005/1192). Henkilötietojen käsittely perustuu mm. Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohtaan (alakohta e): Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Edellä mainittujen lakien ja museotoimintaa ohjaavien sopimusten johdosta rekisterin pitäjän jatkuvana tehtävänä on tallentaa ja tutkia suomalaiseen ilmailuun liittyviä valokuvia, esineitä, arkistomateriaalia sekä kulttuuriympäristötietoa.
MEMORON-luettelointiohjelmaan sisältyvä henkilörekisteri on osana laajempaa kokoelmanhallintatietokantaa. Henkilötietojen avulla hallitaan museo-objekteihin liittyviä valmistus-, käyttö-, omistus-, tekijänoikeus-, ja lahjoitustietoja. Eri museon ammatillisiin prosesseihin (konservointi, kuvaaminen, skannaus, tutkimustoiminta, luettelointi, näyttelykäyttö, poistaminen kokoelmista jne.) liittyen on tärkeää dokumentoida museo-objektin elinkaaren vaiheisiin liittyvät toimenpiteet.
Kokoelmanhallintajärjestelmään tallennetaan esineisiin, valokuviin, videoihin, äänitteisiin ja pienpainatteisiin (museo-objektit) liittyvien henkilöiden tietoja:
-objektin valmistajan, käyttäjän ja aiemman omistajan tiedot
-objektin luovuttajan (lahjoittaja) nimi- ja yhteystiedot
-objektin luetteloineen henkilön tiedot
-objektin valokuvanneen tai skannanneen henkilön tiedot
-valokuvien, av-materiaalien ja painatteiden tekijänoikeuksien haltijoiden tiedot
-objektien historiaan liittyvien henkilöiden tiedot
-objektin luetteloinnissa käytettyjen informanttien (suulliset lähteet) tiedot
Rekisterin tietosisältö
Museo-objektien luokittelu-, kuvailu- ja luettelointitiedot:
-museo-objektin perustiedot, mm. inventaarionumero, nimi, fyysiset mitat
-museo-objektin luokitukseen sekä aiheen kuvailuun liittyvät tiedot
-museo-objektin tekijän sekä käyttäjän elämänkertaan liittyvät tiedot
-museo-objektin historiaan ja käyttöhistoriaan liittyvät tiedot
-museo-objektin hankintaan ja omistushistoriaan liittyvät tiedot
-museo-objektin tekijänoikeuden hallintaan liittyvät tiedot
-museo-objektin näyttelyhistoriaan ja lainoihin sekä vakuutustietoihin liittyvät tiedot
-museo-objektin sijaintipaikka- ja kuntotiedot sekä konservointihistoria- ja suunnitelmat
-museo-objektin yhteydet muihin objekteihin sekä objektiin liittyvät kirjallisuustiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
– Objektin luovutukseen liittyvät dokumentit
– Museossa tehtävä luettelointityö ja objekteihin kohdistuva tutkimus sisältäen kirjalliset ja suulliset tietolähteet.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Osa sovellukseen tallennetuista objekteista on asiakkaiden selattavissa ulkoisessa verkossa Kansalliskirjaston Finna-käyttäjäpalvelussa. Suurin osa tiedoista ei näy julkisesti. Esimerkiksi museo-objektien lahjoittajien tiedot on salattu.
Perustiedot ovat kuitenkin valituista objekteista nähtävillä julkisesti. Näitä ovat esimerkiksi valokuvan kohdalla yleisnimi, erityisnimi, kuvaus (sisältää henkilötietoja liittyen kuvan sisältöön), aineistotyyppi, organisaatio, kokoelma, inventaarionumero, mitat, kuvatyyppi, kuvaustiedot (ajoitus, kuvaamo, kuvaaja), asiasanat ja kuvan käyttöoikeuslisenssi.
Ulkoiseen verkkoon julkaistaan vain tekijänoikeus- ja tietosuoja-asetuksen ja -lain nojalla julkaisukelpoista aineistoa.
Yksilöidyn pyynnön perusteella henkilötietoja voidaan välittää tutkijoille, asianomaisille, rekisteröidyille ja asiakkaille. Tiedon saajat velvoitetaan noudattamaan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöä.
MEMORONiin luetteloitua aineistoa ja rekisterin tietosisältöä pääsevät ohjelmassa selaamaan tutkimuskäytössä myös Suomen Ilmavoimamuseon auktorisoidut henkilökunnan edustajat. Museoilla on yhteistä tallennusvastuuta kotimaisen sotilasilmailun alueella. Ilmavoimamuseolla ei ole valtuuksia luovuttaa tietoja eteenpäin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa Suomen Ilmailumuseon kiinteistössä Vantaalla. Tiloihin ja objekteihin on pääsy ainoastaan henkilökunnalla ja erikseen valtuutetuilla henkilöillä.
MEMORON-ohjelmaan on pääsy ainoastaan käyttäjätunnuksin ja salasanoin joita jaetaan harkinnan mukaan museon vakinaiselle ammattihenkilökunnalle.
Tietoihin selailemaan pääsevien Suomen Ilmavoimamuseon henkilökunnan edustajien osalta ko. organisaatio noudattaa samaa suojauskäytäntöä.
Sovellus toimii selainkäyttöliittymässä. Ylläpidosta vastaa ohjelman kehittäjä Mansoft Oy joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Ilmailumuseon lukuun. Mansoft on sopimusteitse sitoutunut käsittelemään henkilötietoja vain tietosuojalainsäädännön ja museon antamien hyväksyttyjen ja dokumentoitujen ohjeistusten mukaan. Mansoftin työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta koskien asiakkaan henkilötietoja.
Tarkastusoikeus
Eri pyynnöstä voidaan rekisteröidyn tiedot tarkastaa. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi ja osoite sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö ohjataan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Perustelluin syin voidaan ohjelmaan tallennetussa henkilörekisterissä oleva virheellinen tieto korjata. Korjauspyynnöt ohjataan museon intendentille.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sovellukseen tallennettuja henkilötietoja tai -rekistereitä ei hyödynnetä museon suoramainonnassa, etämyynnissä, markkinatutkimuksessa tai henkilömatrikkeleissa. Tietojen tallennuksessa otetaan huomioon aineistoja koskevat, luovutuksen yhteydessä tai myöhemmin sovitut käyttörajoitukset.
Päivitetty 25.5.2018.